Retainer

Syarat & Ketentuan Umum

Definisi
Selain ditentukan lain secara tegas dalam dokumen perjanjian/ penunjukkan jasa hukum, istilah berikut memiliki arti

• Maheka & Co.~ Firma Hukum Maheka & Co. yang didirikan berdasarkan hukum negara Republik Indonesia.
• Personel~ jabatan yang merepresentasikan Maheka & Co. sesuai kompetensi dan kualifikasi profesional mereka
• Kami mewakili Maheka & Co.; dan Anda atau Klien mewakili anda yang menerima jasa hukum Kami.
• Legal Consultation~ menampung permasalahan, mendiskusikan, mencarikan solusi dan memberikan saran-saran kepada Klien untuk mengantisipasi dan mengelola resiko hukum yang mungkin timbul dalam bisnis.
• Legal Review~ mereview perjanjian/ dokumen hukum terkait pengelolaan bisnis (termasuk namun tidak terbatas pada peraturan perusahaan, perjanjian kerja dan perjanjian kerjasama).
• Legal Drafting~ membuat berbagai macam perjanjian, dalam bentuk MOU, Kesepakatan Bersama, LOI, Addendum; ataupun berupa perjanjian investasi, perjanjian kerjasama, perjanjian nominee, perjanjian distribusi, dan sebagainya sesuai kebutuhan perusahaan.
• Legal Audit~ pemeriksaan dari segi hukum secara detail terhadap seluruh aspek hukum perusahaan; baik dari aspek permodalan, kepengurusan dan pendelegasian wewenang, pengelolaan aset perusahaan, ketenagakerjaan dan hubungan hukum dengan pihak ketiga.
• Legal Opinion~ menganalisis dan memberikan pendapat dari segi hukum secara spesifik dan mendalam guna suatu keperluan bisnis perusahaan; misal LO untuk Kredit, LO untuk Investasi, LO untuk Akuisisi dan lain sebagainya.
• Legal Assistance~ mendampingi Klien dalam pertemuan-pertemuan bisnis yang berkaitan dengan aspek hukum. Tidak berkaitan dengan sengketa.
• Legal Recruitment~ membantu Klien merekrut staf bidang hukum
• Legal Training~ menjadi pengajar/pelatih dalam sesi pelatihan internal di perusahaan Klien
• Non Litigation~ membantu Klien dalam menyelesaikan sengketa di luar peradilan, melalui jalur mediasi, negosiasi; di bidang hukum perdata, hak atas kekayaan intelektual maupun perselisihan ketenagakerjaan.
• Litigation~ mendampingi atau mewakili Klien dalam menyelesaikan sengketa secara Litigasi (melalui peradilan), baik di bidang hukum perdata, pidana, masalah tata usaha negara, kepailitan, hak atas kekayaan intelektual maupun perselisihan ketenagakerjaan; memerlukan Surat Kuasa Khusus.
• Intellectual Property Application~ konsultasi dan pengurusan aplikasi Hak Atas Kekayaan Intelektual, baik berupa Merk, Paten ataupun Desain Industri; memerlukan Surat Kuasa Khusus.
• Legal Drafting by Notary~ pembuatan Akta Notaris, hanya untuk hal-hal tertentu yang memerlukan syarat formil notariel.

Pelaksanaan Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan ini berlaku terhadap setiap pelaksanaan jasa hukum yang kami berikan kepada Anda, kecuali disepakati secara tegas dan tertulis untuk memberlakukan ketentuan yang berbeda.

Hubungan anda dengan Maheka & Co.
Maheka & Co. dapat melaksanakan jasa hukum secara mandiri ataupun dengan memilih/ menunjuk afiliasi/ rekanan untuk melaksanakan jasa hukum kepada anda. Penunjukkan kepada kami berarti persetujuan dari anda kepada kami untuk menunjuk atau menggunakan jasa afiliasi/rekanan tersebut.

Anda wajib memastikan bahwa anda telah menyediakan dan mengungkapkan setiap informasi, data, dokumen yang anda miliki atau kuasai yang kami butuhkan untuk melaksanakan jasa hukum kepada anda. Disepakati bersama bahwa kami dapat meminta secara spesifik tambahan informasi, data dan dokumen demi kelancaran dan keoptimalan pelaksanaan jasa hukum kepada anda.

Para Pihak berkomitmen membangun kemitraan yang baik. Klien sepakat untuk bersikap terbuka kepada Maheka & Co. atas data, dokumen dan segala informasi terkait pengelolaan bisnis Klien. Dimengerti oleh Para Pihak dalam pendampingan jasa hukum ini jangan sampai ada data, dokumen dan informasi yang tidak benar, palsu, belum disampaikan ataupun disembunyikan dari Maheka & Co., yang mana itu semua menimbulkan permasalahan hukum di kemudian hari. Konsekuensi dari data, dokumen dan informasi yang tidak benar, palsu, belum disampaikan ataupun disembunyikan itu menjadi tanggung jawab Klien sepenuhnya.

Para Pihak sepakat melakukan segala upaya yang diperlukan untuk menjaga data, dokumen dan informasi rahasia terkait dengan bisnis Klien dan pendampingan hukum oleh Maheka & Co.

Disepakati oleh Para Pihak bahwa Maheka & Co. berhak mencantumkan nama Klien dalam daftar portfolio bisnis Maheka & Co. Sebaliknya, Klien berhak mencantumkan nama Maheka & Co. dalam media promosi dan website Klien untuk kepentingan bisnis.

Para Pihak sepakat mengadakan review atas pelaksanaan Perjanjian ini bilamana diperlukan, sebelum Jangka Waktu berakhir. Review dilakukan untuk menentukan apakah Perjanjian ini tidak dilanjutkan, atau dilanjutkan (dengan penyesuaian retainer fee untuk periode Jangka Waktu berikutnya)

Klien tidak diperkenankan menunjuk pihak lain selain Maheka & Co. untuk melakukan pendampingan hukum kepada Klien tanpa persetujuan tertulis dari Maheka & Co.; Penunjukan pihak lain tanpa persetujuan Maheka & Co. dapat menyebabkan pengakhiran perjanjian ini secara sepihak oleh Maheka & Co. dan dalam hal demikian dimengerti oleh Para Pihak bahwa Klien tetap berkewajiban menyelesaikan seluruh Biaya Jasa Hukum terhadap Maheka & Co.

Pelaksanaan Jasa Hukum
Lingkup pelaksanaan jasa hukum adalah sesuai dengan lingkup pekerjaan yang tertera dalam perjanjian jasa hukum atau dokumen penunjukkan lainnya. Perubahan lingkup pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis antara kami dengan anda; yang mana kesepakatan tersebut memuat biaya jasa hukum tambahan dan tenggat waktu baru untuk melaksanakan perubahan jasa hukum tersebut.

Kecuali disepakati lain, pelaksanaan pekerjaan oleh personel kami dilaksanakan melalui kantor kami di Yogyakarta.

Pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan via pertemuan tatap muka, email, komunikasi telepon dan komunikasi lainnya. Penyediaan hasil pekerjaan berupa dokumen dapat dilaksanakan melalui penyerahan dokumen fisik atau pengiriman softcopy melalui email.

Kami tidak memberikan pendapat atas manfaat komersial atas lingkup pekerjaan dan tidak bertanggung jawab untuk memberikan pendapat/ konsultasi non-hukum. Anda bertanggung jawab secara penuh atas setiap keputusan yang anda ambil berdasarkan pendapat/ konsultasi yang kami berikan.

Kami berhak menolak untuk mengirimkan personel kami ke tempat manapun yang kami anggap membahayakan keselamatan jiwa personel kami.

Pendapat/ konsultasi kami diberikan berdasarkan hasil pemeriksaan, pemahaman, analisa dan interpretasi kami terhadap peraturan perundang-undangan dan hukum yang berlaku pada saat pendapat/konsultasi diberikan. Setiap perubahan terhadap peraturan perundang-undangan dapat mempengaruhi pendapat/ konsultasi kami. Kecuali ditentukan lain, kami tidak berkewajiban untuk melakukan pembaruan pendapat/ konsultasi setelah tanggal penyelesaian lingkup pekerjaan.

Dalam melaksanakan jasa hukum kepada anda, terdapat kemungkinan bahwa setiap hasil kerja kami masih dalam bentuk draft. Setiap dokumentasi hasil kerja yang kami anggap masih dalam bentuk draft akan dicantumkan istilah “draft” atau “for discussion purpose only”, baik dalam dokumen ataupun penamaan nama file dokumen. Kami tidak bertanggung jawab atas setiap akibat hukum yang timbul atas perbuatan/ keputusan/ aktivitas anda.

Kepemilikan Kekayaan Intelektual
Anda berhak secara bebas untuk menggunakan dan menggandakan setiap dokumentasi hasil pekerjaan yang kami buat untuk anda dengan ketentuan hak kekayaan intelektual serta kepemilikan atas dokumentasi tersebut adalah selalu menjadi milik kami.

Jam Produktif dan Biaya Jasa Hukum
Kami menggunakan ukuran jam produktif dalam memberikan jasa hukum kami. Disepakati bahwa  yang dimaksud dengan jam produktif termasuk waktu yang digunakan oleh Maheka & Co. untuk:

1. menyusun dokumen, surat, perjanjian dan korespondensi lainnya,
2. menyusun pendapat, argumentasi serta posisi hukum yang dituangkan dalam bentuk tertulis,
3. melakukan review dan uji tuntas atas dokumen, surat, perjanjian serta data dan informasi lainnya yang diberikan anda sehubungan dengan pemberian jasa hukum oleh kami,
4. melakukan komunikasi dengan anda, secara langsung maupun tidak langsung, lisan ataupun tertulis,
5. mencari, mendapatkan, mengklarifikasi serta mengevaluasi informasi yang berasal dan/atau didapat dari pihak ketiga relevan/ publik terkait jasa hukum yang diberikan kami, dan atau
6. melakukan komunikasi dengan pihak ketiga relevan, secara langsung maupun tidak langsung, lisan ataupun tertulis, untuk kepentingan anda dalam jasa hukum yang diberikan oleh kami.

Apabila anda memilih skema hourly-basis, maka anda terikat dan tunduk pada rate hourly-basis yang berlaku dan diungkapkan kepada anda pada tanggal perjanjian jasa hukum. Dimengerti oleh anda bahwa rate tersebut dievaluasi tiap tahun dan dapat berubah sesuai hasil evaluasi. Kami akan memberitahukan kepada anda selambatnya 15 hari kerja sebelum tanggal efektif berlakunya rate yang baru.

Jam produktif yang dibebankan kepada Klien dapat dilaksanakan oleh (i) personel Maheka & Co., dan atau (ii) pihak dengan keahlian tertentu yang ditunjuk oleh Maheka & Co.

Klien dengan ini melepaskan haknya untuk mengajukan keberatan, klaim, penolakan dan tuntutan atas setiap perhitungan jam produktif oleh Maheka & Co., dan biaya jasa hukum yang dibebankan kepada klien berdasarkan invoice yang diterbitkan oleh Maheka & Co., kecuali Klien dapat membuktikan bahwa perhitungan jam produktif didasarkan pada informasi, data dan kejadian yang tidak faktual.

Dari waktu ke waktu anda berhak meminta timesheet pelaksanaan lingkup pekerjaan yang telah kami lakukan. Apabila tidak ada permintaan khusus dari anda, kami akan menyimpan timesheet tersebut di database kami.

Biaya Jasa Hukum yang telah disepakati tidak termasuk pajak, biaya transportasi akomodasi uang saku untuk perjalanan ke luar wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta, biaya notaris, retribusi, biaya administrasi di instansi/lembaga pemerintahan dan biaya operasional lain (“Biaya Operasional”) yang ditanggung oleh Klien. Sesuai dengan Cara Pembayaran, setiap tagihan biaya (“Invoice”) akan diterbitkan dan dikirimkan kepada Klien. Klien wajib melaksanakan pembayaran paling lambat pada tanggal yang disebutkan (“Payment Due Date”) dalam Invoice. Pemberian jasa hukum melebihi Kuota Jam Produktif atau di luar Lingkup Jasa Hukum akan dikenakan fee sesuai rate hourly basis yang berlaku yaitu Rp.2.500.000,- per jam.

Benturan Kepentingan
Dimengerti oleh klien bahwa dapat terjadi baik di masa lalu maupun di masa mendatang Maheka & Co. memberikan jasa hukum kepada (i) perusahaan kompetitor klien (ii) regulator/ instansi pemerintah terkait langsung dengan klien (iii) pihak yang menjadi lawan klien dalam sengketa di tingkat pengadilan manapun di dalam yurisdiksi Republik Indonesia. Pada tanggal perjanjian jasa hukum antara kami dengan anda, kami menjamin bahwa kami tidak memiliki benturan kepentingan kepada anda. Anda, dari waktu ke waktu, berhak untuk mengirimkan pemberitahuan kepada kami apabila anda melihat adanya potensi benturan kepentingan dalam pelaksanaan jasa hukum oleh kami.

Personel Kontak
Jasa hukum diberikan oleh Maheka & Co.  berdasarkan permintaan Klien. Maheka & Co. hanya melayani permintaan jasa hukum yang disampaikan oleh Direktur atau Manajer Klien; dengan ketentuan permintaan jasa hukum tersebut memperhatikan dan menyesuaikan jadwal agenda Maheka & Co. dan berdasarkan kesepakatan Para Pihak.

Di setiap awal jangka waktu kami dapat memberikan daftar personel yang akan menjadi kontak penghubung antara anda dengan kami terkait lingkup pekerjaan. Berdasarkan permintaan kami, anda akan memberikan daftar personel dan posisi yang dapat memberikan instruksi pekerjaan kepada kontak penghubung kami. Kecuali disepakati lain, kami berhak untuk tidak melaksanakan instruksi yang diberikan oleh personel atau posisi diluar daftar yang anda berikan; dan kami tidak memiliki kewajiban apapun untuk membuktikan apakah instruksi tersebut berasal dari personel yang berwenang atau tidak.

Ekslusifitas Hasil Pekerjaan
Setiap hasil pekerjaan dalam lingkup pekerjaan dalam bentuk dan media apapun yang kami serahkan kepada anda adalah eksklusif untuk tujuan dalam lingkup pekerjaan. Anda tidak berhak untuk menggunakan hasil selain lingkup pekerjaan tanpa persetujuan tertulis dari kami.

Berakhirnya hubungan anda dengan kami
Kecuali ditentukan lain, hubungan penunjukkan antara anda dengan kami berakhir saat:

1. berakhirnya jangka waktu jasa hukum; atau
2. selesainya seluruh lingkup pekerjaan

Ketentuan lain
Segala perselisihan yang timbul dalam pelaksanaan pemberian jasa hukum ini, Para Pihak sepakat menyelesaikan secara musyawarah mufakat. Apabila musyawarah mufakat tidak dapat menyelesaikan perselisihan, maka perselisihan akan diselesaikan melalui Pengadilan Negeri Yogyakarta.

Syarat dan ketentuan ini dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, dalam hal terjadi perbedaan interpretasi maka versi bahasa Indonesia yang berlaku.

Hal-hal belum diatur dalam Perjanjian ini, Para Pihak sepakat untuk membuat dan menandatangani suatu perjanjian perubahan/tambahan sebagaimana diperlukan.

Transportasi Akomodasi dan Uang Saku

Terhadap pekerjaan yang dilaksanakan di luar wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta, anda menanggung biaya-biaya sebagai berikut:

Transportasi
Untuk perjalanan udara menggunakan jasa Garuda Indonesia atau Air Asia; sedangkan untuk perjalanan yang tidak dapat dijangkau oleh pesawat anda menyediakan kendaraan darat dengan usia maksimal 7 tahun.

Akomodasi
Akomodasi menginap minimal hotel bintang 3.

Uang Saku
Untuk setiap personel Maheka & Co., anda menyediakan uang saku sejumlah Rp 2.500.000,- per satu hari.

Biaya Jasa Retainer

Jika kuota jam produktif dalam perjanjian telah habis sebelum masa berakhirnya perjanjian maka perjanjian jasa hukum antara Anda dengan Kami berakhir pada tanggal pemberitahuan dari Kami perihal habisnya kuota jam produktif tersebut.

Biaya jasa hukum yang telah timbul namun belum dibayarkan kepada Kami diselesaikan melalui pembayaran secara tunai dan lunas selambatnya 7 hari sejak tanggal pemberitahuan habisnya kuota jam produktif tersebut.

Anda berhak memperbarui hubungan retainer dengan mengambil paket retainer sebagai berikut:

1. Kuota 60 jam/tahun sebesar Rp 75.000.000,- atau
2. Kuota 120 jam/tahun sebesar Rp 144.000.000,- atau
3. Kuota 300 jam/tahun sebesar Rp 330.000.000,-